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临夏州交通运输局公文管理制度
来源:州交通局 日期:2021-01-10 浏览次数:1573

一、收文

1、凡发来转来的正式文件、明传电报、传真材料、机密材料及其它公务性重要信件,由办公室负责及时统一签收、启封和登记,并根据文件性质、重要程度、密级、急缓程度适时送办公室长阅后提出呈办意见送有关领导或科室。分送各科室的业务性文件,要求各科室负责人传阅并签字,一般性业务文件不超过15个工作日送办公室存档,对于某些准备随时查阅的文件,可适当视业务期限的长短而顺延保留时日,但工作结束后一定要及时送档案室存档。

2、办公室根据领导批示意见及时送达和督办来文,对领导和各科室传阅以及办理的文件,文秘人员要及时回收并于年底分类装订归档。

3、领导及科室负责人和工作人员外出开会带回的文件及会议材料,交办公室文秘人员登记存查。交办文件及个人借阅文件必须履行登记手续。

二、发文

1、凡以州交通运输局名义起草的各类公文,均需送办公室进行核稿,办公室根据简练、明了、效能的原则审核并认为必要发文时送主管局长签发。

2、公文由办公室依规定编号,主办科室打印、核对,经办公室加盖印章,做好存档登记工作,及时送还拟稿科分发。对本州发送的一般性业务文件由主办科负责发送,向省州外发送的一般信件,由办公室负责通过邮局发送,机密级文件按有关规定渠道发送。一般明传电报由办公室签收、发送。

三、公文签发

1、公文的草拟必须使用钢笔或碳素笔,严禁用铅笔或圆珠笔书写或签名。若文稿几经修改,杂乱不清时,拟稿人员重新清稿后方可呈签,文稿拟成后,起草人要签名。

2、凡以州交通运输局名义发出的各类公文,均应先由各文稿起草科室负责同志审定签字,送办公室核稿。核稿的重点是,是否需要行文,公文内容,文字表述,文种使用,文件格式等是否符合本办法的有关规定。

3、凡属外单位送来的会稿文件,先由业务主管科室负责认真审阅签字,再由办公室核稿后送主管局长签发。

四、文印

1、印制文件要遵守时限要求,保证质量,做到格式正确,字体适当,校对无误,用纸规范,装订整齐,文面清晰,美观大方。各科室送印的正式文件,必须符合公文办理的有关规定,凡发现有问题的,经办科室改正后再行打印。

2、上行文在打印时,必须按规定打印签发人姓名。

五、公文办理

1、要按规定时间办理公文,省交通厅及所属厅室,州委、州政府交办件,应在七个工作日内办理完毕;各部门、各县市来文,应在十个工作日内作出处理;需要签复的函件,应在三个工作日内作出答复;紧急的文件或电报,应随到随办;凡来文中限定办理时间的,按规定的时间办复。

2、来信内容涉及面广,问题较复杂,不能在短期内作出答复的,尽可能通知来文机关,讲明原因,取得谅解,不得无故积压不办或延误办复时间。

3、凡需要办理的公文,其内容涉及局内外有关单位的,主办科室应主动协商、会签。办理时间性强的公文,应实行“走会”(即经办人持文件当面与会办单位协商)。重要问题上报公文内容,若有关部门有不同意见要如实写明。

4、上级机关的公文,除注明为保密件或“不准翻印”的以外,如工作需要经各业务科室负责人提出意见,局领导批准后方可翻印、转发。翻印时,要注明翻印的机关和时间。



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